Als partner kan het uitrollen van Unified Communications een uitdaging zijn. Maar wanneer je het goed aanpakt, kan het de start zijn van een lange zakenrelatie die voortduurt tot lang nadat jij met pensioen bent. Die duurzame relatie begint al bij een goede uitrol en daarom geven we je een aantal handvatten voor de uitrol van UC. 

UC uitrollen: dit moet je echt weten

UC heeft gigantisch veel voordelen, dat hoeven we jou als partner niet meer te vertellen. Maar het goed uitrollen en implementeren bij een klant kan best wat uitdagingen hebben en wanneer het niet goed gaat kost het geld, is de adoptie een stuk minder en de ervaring negatief. Dat moet je niet hebben en dus geven we je een aantal tips voor succesvolle uitrol van UC.

1. Zorg dat je iedereen aan boord hebt

Voordat je ook maar dénkt aan het starten met je uitrol moet je zorgen dat je alle stakeholders in de loop hebt. Misschien gebruik je niet iedereen, maar wanneer je iedereen betrokken hebt verklein je de kans dat je problemen pas opmerkt als ze zich voordoen.

2. Wees het Alwetende Orakel

Net zoals bij elk groot project kunnen organisaties alle hulp gebruiken die ze kunnen krijgen. Help je klant met het uitvoeren van een grondige analyse en planning om implementatieproblemen te verminderen en de leveringssnelheid te verhogen. Bij de presentatie van het project is het belangrijk dat je laat zien dat je kunt voldoen aan de specifieke eisen van de organisatie. Dat verbetert ook weer je strategie.

De daadwerkelijke implementatie is bij iedere klant anders en dus is het belangrijk dat je je eerdere ervaring met implementaties van je oplossing benadrukt. Kies hiervoor een scenario dat vergelijkbaar is als die van je klant, want dat helpt aannames te bevestigen. Wanneer je begrijpt hoeveel daadwerkelijke gebruikers er in de organisatie zijn en of zij on-premise of in de cloud gaan werken, kun je de aannames ter discussie stellen en valideren. Begrijp de drijfveren achter deze keuze. Wil je klant kosten verlagen of flexibiliteit verhogen? Wat de reden ook is: zorg ervoor dat jullie plan aansluit bij de belangrijkste doelstellingen.

Bij maatwerk zal ook het niveau van beheer en ondersteuning variëren. Jouw service en ondersteuning voor, tijdens en na de implementatie is cruciaal voor het blijvende succes van de implementatie. De behoeften van jouw klant zijn van levensbelang voor de beste klantervaring, dus zorg dat je er altijd bovenop zit.

3. Inventariseren doet begeren

De volgende cruciale stap naar een implementatie, of het nu on-premise, cloud of hybride cloud is, is ervoor te zorgen dat de IT-infrastructuur wordt geoptimaliseerd zodat je voldoet aan de eisen van realtime communicatie: je netwerk evalueren dus.

Veel organisaties slagen er vaak niet in hun netwerk en UC-omgeving vooraf goed te inventariseren en komen er later tijdens de implementatie achter dat het netwerk niet in staat is om aan alle eisen te voldoen. Met een slechte gebruikerservaring als gevolg. De complexiteit van een UC-infrastructuur, met zijn vele elementen, kan het lastig maken om op de oorzaak van een probleem te anticiperen. Bij een goede inventarisatie evalueer je de infrastructuur en detecteer je potentiële prestatieproblemen van spraak-, video-, en desktop sharing applicaties nog voor ze zich voordoen.

4. Geef ook aandacht aan de adoptie van je UC-oplossing

Om je klant maximaal te laten profiteren van je UC-oplossing, moet je ook nadruk leggen op de adoptie ervan. Open en directie communicatie met eindgebruikers is van cruciaal belang, het doel van UC is immers ook om het leven van mensen gemakkelijker en productiever te maken. Vraag eindgebruikers om hun mening om behoeften en pijnpunten beter te begrijpen.

Want ook al is UC-technologie bedoeld om de workflow te vermakelijke: je mag er niet vanuit gaan dat iedereen maar meteen weet hoe het werkt. Overweeg het maken van een uitgebreid onboardings- en trainingsprogramma (hier kan je marketingafdeling bij helpen) waarin de basis wordt geschetst en functionaliteiten worden uitgediept. Stem je training af op de behoeften van iedere afdeling, want niet iedereen zal dezelfde functies gebruiken of nodig hebben.

Geef je klant ook mee dat het goed is om het hele bedrijf nauw te betrekken bij de implementatie, bijvoorbeeld via nieuwsbrieven of een intranet.

5. Zorg dat je ook na het uitrollen van UC aanwezig blijft

De beoordeling en het beheer van de IT-infrastructuur is niet alleen belangrijk vóór de implementatie. Juist na de uitrol is het belangrijk om de infrastructuur te blijven onderhouden en de klantervaring van buiten naar binnen te blijven beheren. De UC-applicatie en het netwerk moeten gedurende de levenscyclus van de oplossing worden bewaakt, omdat het netwerk en de omgeving altijd in ontwikkeling zijn en dat kan van invloed kan zijn op de applicatieprestaties. Wees pro-actief als het gaat om de UC-omgeving en maak gebruik van oplossingen die problemen identificeren, zoals hardwarestoringen, verkeerde configuraties of verbindingsproblemen.

Om de gezondheid van de infrastructuur effectief te beheren, is het verstandig om oplossingen voor communicatie-ervaringsbeheer te implementeren ter ondersteuning van de UC-oplossingen. Wanneer gebruikers dan problemen ondervinden met de audio- of videokwaliteit, detecteert de beheeroplossing het probleem en helpt het met oplossen. Dankzij doorlopende tests en uitgebreide rapportages krijg je een holistisch beeld van de omgeving en krijg je inzicht in welke problemen moeten worden aangepakt en hoe je ze kunt verhelpen.

6. Bereid je voor op het ergste

Een uitrol bij een gemiddeld MKB-bedrijf gaat nooit zoals gepland. Houd dat in gedachten, en houd je ogen open bij dingen zoals het porteren en documentatie. Wees flexibel, zodat je altijd klaar bent voor wat komen gaat. Zorg dat je regelmatig feedback krijgt op het proces en zorg dat je tijd hebt om veranderingen door te voeren. Haal je feedback niet bij maar een of twee bronnen, je wilt het liefst inzicht in de hele user base. Als je dit doet krijg je betrokkenheid en een positief imago.

Ben je klaar om UC uit te rollen?

Laat je volgende kans niet voorbijrollen. Bereid je voor en onthoud wat wij hierboven schreven. Oh en neem ook vooral gewoon even contact met ons op, want wij zorgen ervoor dat je uitrol van onze UCaaS-oplossing helemaal op rolletjes verloopt.

Op de hoogte blijven?

Onze collega’s werken op dit moment gigantisch hard aan ons platform. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en weet als eerste wat er speelt.

Consent*
This field is for validation purposes and should be left unchanged.